In mijn arbeidzame leven, voornamelijk in de publieke dienst, heb ik jarenlang tabellen moeten vullen met urenregistraties. De categorie die mij het meest verbaasde: de persoonlijke verzorging. Het werd mij nooit helemaal duidelijk om welke activiteiten het dan moest gaan. Dat het niet-productieve tijdsbesteding was, viel af te leiden uit de hoofdindeling van de urenregistratie. Dat etiket, niet-productieve uren, werd gedeeld met scholing en overleg. Persoonlijke verzorging, waar kon dat over gaan? Af en toe moest ik onder kantoortijd naar het toilet, maar het was onzinnig om de paar minuten die je daarmee kwijt was te registreren in de urenverantwoording. Mijn fantasie neigde naar het lakken van je nagels, maar daar deed ik niet aan. Er waren collega’s die een paar keer per dag een sigaret gingen roken. Niemand nam dat echter op in de urenregistratie. Dat dit niet gebeurde kon ik zien, want met vijftig of zestig mensen onder mij moest ik de urenregistraties van anderen nakijken en van een goedkeurende paraaf voorzien. Toen ik bij de provincie Utrecht werkte en mijn kamer had op de 14de verdieping, kon ik bij goed weer mensen zien staan te roken en te kletsen op het dak van de laagbouw. Of dat wel of niet productief was, kon ik slecht beoordelen.

Dat brengt me bij het systeem van urenregistratie. Dat kan ik goed volgen als er rekeningen moeten worden uitgeschreven. Zoals een advocaat die precies bijhoudt (geen urenregistratie, maar tot op het kwartier) voor welke klant hij of zij iets doet. Ook in de zorg heeft dat veel beroering gegeven. Neem een medewerker in de thuiszorg. Een indicatieorgaan heeft bijvoorbeeld aan een ‘cliënt’ drie uur huishoudelijke hulp per week toegekend. Eens per week komt dan een medewerker langs die drie uur mag besteden aan het wegwerken van de afwas, stofzuigen, de koelkast nakijken op producten die over de datum zijn en meer van dat moois. Die medewerker moet ook op een formulier (dat zich tegenwoordig uiteraard digitaal laat invullen via een smartphone) aantekenen dat zij of hij drie uur bezig is geweest. Van het management is de instructie om dit soort bureaucratische handelingen te doen binnen de drie uur bij die cliënt en niet buiten die productieve tijd. In de zorg wordt het allemaal wat minder leuk, als het gaat om kleine porties tijd die besteed mogen worden. Vijf minuten voor dit, tien minuten voor dat. Niets mag er tegenzitten, want dan loop je uit de pas. Elke medewerker weet trouwens dat je de registratie als het zo uitkomt moet manipuleren.

En dat brengt mij op de aanpak van een collega bij de provincie Utrecht. Hij was afdelingshoofd en ging ontspannen om met het systeem van urenregistratie. Voordat het jaar begon moest hij aan zijn directeur een jaarplanning voorleggen. De benodigde uren kwamen uiteraard overeen met de uren die opgeteld door de medewerkers van de afdeling beschikbaar waren. Het overzicht was plausibel en politiek goed te verdedigen, daar kon geen gedeputeerde over klagen. In de loop van het jaar keek hij er verder niet naar om, de medewerkers hoefden niets in te vullen, er werd nergens een paraaf op gezet. Na afloop van het jaar vulde hij dan de urenstaat in voor de gehele afdeling, schoof soms met een klein aantal uren van de ene naar de andere post, maar al met al kwam het totaal precies uit. Of dat klopte met de werkelijkheid deed er voor hem niet toe. Zijn directeur tevreden, geen gezeur met wie dan ook in de organisatie, klaar. De planeconomie uit het voormalige Oostblok was er niets bij.

----------

De tekening is van Petra Busstra.

Meer informatie: www.petrabusstra.com