Het kunnen oude of nieuwe klanten zijn, zakelijke of particuliere, grote of kleine, Nederlandse of buitenlandse. Wanbetalers zijn van alle tijden. Maar het lijkt wel of er steeds meer komen. Lijkt wel? Nee, het is zo. Want de cijfers zeggen het duidelijk: het aantal te laat en niet-betalende afnemers stijgt voortdurend. Met de betalingsmoraal gaat het in rap tempo bergafwaarts. Een bekend incassobureau berekende onlangs dat de gemiddelde overschrijding van de betalingstermijn op de Nederlandse zakelijke markt vorig jaar 18,4 dagen bedroeg. Genoeg om ons na België de slechtste betaler in de EU te maken. Het Europese gemiddelde lag op 14,1. Waarbij we er overigens wel rekening mee moeten houden dat voor Nederlandse facturen doorgaans een betalingstermijn van dertig dagen geldt, waar in andere landen zestig of negentig dagen normaal is. Dat nuanceert het beeld weer, zeker als we weten dat het overgrote deel van de rekeningen uiteindelijk toch betaald wordt. Maar daar is wel enige druk voor nodig: het aantal incassozaken in Nederland steeg de afgelopen jaren met vijftien procent.

De Nederlandse incassowereld is een wereld zonder regelgeving. Iedereen kan zo maar een eigen bureau beginnen. Bij de Kamers van Koophandel staan er honderden ingeschreven, maar in de praktijk zijn die lang niet allemaal actief. De Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen, de officiële branchevereniging, telt overigens maar eenentwintig leden. Dat zijn bureaus die hun continuïteit hebben bewezen, die het geïncasseerde geld op tijd afdragen aan de crediteur en die zich conformeren aan een gedragscode – wat onder meer inhoudt dat ze zich onder alle omstandigheden netjes blijven gedragen. De NVI-bureaus dekken samen zo’n zeventig procent van de markt. Per jaar verwerken ze rond de 2,5 miljoen vorderingen, bij elkaar goed voor een half miljard euro.

Veel bedrijven grijpen bij een buitenlandse vordering die niet betaald wordt snel naar het ‘boek maar af’-recept. Niet dat een incassobureau honderd procent kan garanderen, maar voor relatief weinig kosten doet het een kansrijke poging. Succes heeft veel te maken met internationale ervaring en aanwezigheid ter plekke. Als eenvoudige crediteur kun je onmogelijk zelf achter je buitenlandse wanbetalers aan. Incasso is overal ter wereld verschillend. De wet- en regelgeving en de betalingsmoraal verschillen meestal behoorlijk van de Nederlandse. In Duitsland bijvoorbeeld komt veertig procent van de mensen die vanwege een uitstaande vordering per brief door een incassobureau zijn benaderd uit zichzelf met een reactie: een voorstel voor afbetaling, een betwisting of iets anders – maar ze reageren. In Nederland werkt bellen plus eventueel persoonlijk bezoeken veel beter. Verder zijn gerechtelijke procedures in Duitsland erg duur en kun je een uittreksel uit het handelsregister niet via internet krijgen, maar moet je zelf langsgaan en een kopie ophalen. Allemaal zaken waar je rekening mee moet houden als je een onwelwillende Duitse debiteur hebt.

Bedrijven op incassopad maken flink wat beginnersfouten. Wat doe je als debiteur als je een betalingsaanmaning krijgt die voorzien is van het opschrift ‘Eerste herinnering’? Precies, dan wacht je rustig de tweede en de derde af. Als crediteur moet je niet uit het oog verliezen dat veel bedrijven bedreven zijn geworden in het oprekken van betalingstermijnen. Geen goedkoper krediet dan leverancierskrediet. Het is daarom belangrijk dat je de andere kant direct laat merken dat je professioneel en gericht bezig bent. Dat betekent meteen aanmanen na het verstrijken van de betalingstermijn, geen ontsnappingsroutes bieden en duidelijk aangeven dat je bij niet-betaling onverbiddelijk een incassoprocedure begint. Vooral direct reageren is belangrijk, want hoe ouder de vordering, des te moeilijker de incasso. En de winst ligt voor het grijpen, want als je de gemiddelde betalingstermijn van bijvoorbeeld vijftig dagen kunt terugbrengen naar veertig dan haal je op jaarbasis al gauw een paar ton rentewinst binnen.

Soms roepen crediteuren het onheil over zichzelf af. Er zijn nog bedrijven die geen algemene voorwaarden hebben. Of neem een autoverzekeraar die werkt onder het motto ‘Bij ons betaalt u altijd tien procent minder dan bij een ander’. Om dat waar te kunnen blijven maken wordt een lage acceptatiedrempel gehanteerd, waardoor er relatief veel zwakke broeders en zusters binnenkomen. Dat leidt onherroepelijk tot betalingsachterstanden en onbetaalde rekeningen.

Bedrijven doen te weinig aan documentatie. Het is voor eventuele latere acties belangrijk dat je een zo volledig mogelijk incassodossier opbouwt. Uiteraard bewaar je kopieën van de nota en van de gevoerde correspondentie, maar ook aantekeningen van eventuele telefoongesprekken. Hou altijd goed bij wat voor klachten de debiteur mogelijk aanvoert om het uitblijven van zijn betaling te rechtvaardigen en wat je daaraan hebt gedaan.