archiefvorig nr.lopend nr.

Nummer 12
Jaargang 21
21 maart 2024
Nummer 13 verschijnt op
4 april 2024
Bezigheden > Achter zonwerend glas delen printen terug
Vergaderen als kunst Arie de Jong

1715BZ VergaderenIn tijden van coronabesmetting is het een hele kunst om effectief te vergaderen. De meeste besprekingen en vergaderingen waar ik bij betrokken ben gaan gewoon niet door. Ik heb zelf ook heel wat afgebeld en gemaild om bijeenkomsten te schrappen, of maandenlang uit te stellen. Vervelend, maar nog niet wereldschokkend. Een ander fenomeen bleek het benutten van de digitale mogelijkheden. Hoe zouden we een coronacrisis hebben moeten doorstaan vóór de uitvinding en brede verspreiding van internet? Mijn fantasie schiet te kort om die omstandigheden nog helder voor de geest te krijgen.

Ik neem aan dat de ouderwetse vergadering of bespreking nog wel zal terugkeren als we de corona onder de knie hebben. Dat we alle gewoonten en trucs weer gaan benutten die ons door zo’n gezelschapsspel heen loodsen. Met die verwachting wil ik een paar observaties delen over hoe je plezier kunt hebben in vergaderen, niet via een digitale verbinding, maar gewoon, met elkaar aan eenzelfde tafel. Want echt, ik heb me vaak stierlijk verveeld, was soms moedeloos als hetzelfde riedeltje weer werd opgevoerd. Vergaderen: ik heb het vaak ervaren als het meest zinloze deel van mijn bestaan. Met een beetje opletten valt er echter ook wat van te maken.

Van sommige mensen heb ik geweldig genoten, van de manier waarop zij kans zagen een vergadering voor te zitten. Ik noem er twee, nu allebei dood. Louis Emmerij en Leen Vleggeert. Erg beroemd zijn ze geen van beiden geworden, dat ik zo tegen hen opkeek heeft daar niet bij geholpen.
Wat maakte Louis Emmerij zo goed? Hij prikkelde een discussie met vragen, met het tonen van de ‘achterkant van het gelijk’. Dan gaf hij mensen ongevraagd het woord. Hij zag vermoedelijk dat ze wel zo hun gedachten hadden en wilde graag weten wat ze van een invalshoek vonden, of van de oplossing die iemand anders aan tafel aandroeg. Tijdens de discussie was hij voortdurend aan het samenvatten en trok voorlopige conclusies, ook om te prikkelen weer een stap verder te komen. En afsluitend trok hij goed conclusies. Dat ging bovendien allemaal in een rap tempo.
Leen Vleggeert voegde daar humor aan toe. Vooral de mensen die hij serieus nam konden dat waarderen. Hij liet soms wel eens nadrukkelijk merken iemand niet zo serieus te nemen. Hoe terecht ook: nooit doen!

Er is een theorie dat je moet maken dat jouw gesprekspartners in het licht zitten (‘tegenover het raam’) en dat je zelf wat in de schaduw zit (‘met je rug naar het raam’). Op die manier kun je de mimiek van een ander goed beoordelen en is jouw mimiek minder goed te doorgronden. Mooi advies, maar ik heb ervaren dat je ook goed gebruik kunt maken van het tegendeel. Ga zelf in het licht zitten en maak dat je je gezicht zo veel mogelijk in de plooi houdt, behalve als je denkt dat het helpt om een licht onderdrukte emotie te laten zien. Hou het subtiel, dat is geloofwaardiger.

Een andere theorie gaat over de plaats die je aan tafel inneemt. Wie recht tegenover de voorzitter zit, zou bedoeld of onbedoeld in de rol zitten om oppositie te voeren. Wie aan de hoeken zit onttrekt zich wat aan het gesprek. Wie naast de voorzitter zit, lijkt fysiek ondersteuning te geven aan wat de voorzitter zegt en concludeert. Dat is allemaal niet onwaar, maar daar kun je dus ook mee spelen. Ik heb mensen gezien die gingen voorzitten, maar dan vanuit een onbeduidende plaats aan tafel. Soms omdat ze inderdaad de rol van voorzitter liever niet hadden, maar soms ook om te bereiken dat er een open discussie kon plaatsvinden. Je kunt ook een andere rol gaan spelen dan de plaats die je aan tafel hebt veronderstelt. Je zit naast de voorzitter en gaat toch tegen hem of haar in. Dat ontregelt gegarandeerd. Of je zit tegenover de voorzitter en valt die steeds bij. Ook leuk om te doen.
Met het papierloos vergaderen is dat allemaal veel moeizamer geworden. De mensen aan tafel zitten op hun scherm te kijken en maken veel minder onderling oogcontact. Het doorbreekt ook de rollen die passen bij een positie aan tafel. En ontregelen is een stuk moeilijker geworden.

Toen ik jong was nam ik graag als eerste het woord. Ik was erg gretig en had niet door dat sommigen zich eraan ergerden. Gaandeweg leerde ik te spelen met het moment dat je gaat deelnemen aan een gesprek. Wie lang zijn mond houdt en inbreekt als het al duidelijk is hoe de hazen lopen, kan het trekken van conclusies naar zich toetrekken. Nu zijn er mensen die bang zijn hun mening te geven als ze nog niet weten hoe de kaarten ongeveer liggen. Ik bewaar nog steeds plezierige herinneringen aan het opzetje dat ik met een mede-fractielid maakte rond iemand die dolgraag fractievoorzitter wilde worden. Maar die ook altijd eerst keek hoe de hazen liepen. Toen de discussie moest gaan over de vraag met welke andere partijen we een coalitie wilden vormen en wat dan voor ons belangrijk zou zijn, dwongen we die figuur eerst zijn mening te geven. Dat wilde hij niet, maar we drongen net zo lang aan tot hij niet anders meer kon. Uiteraard werd het een vaag verhaal, zonder richting of visie. Die had voorlopig geen praatjes meer.

------
Het plaatje is van Freek de Vries Lentsch
Meer informatie: www.instagram.com/_studioagape_

© 2020 Arie de Jong meer Arie de Jong - meer "Achter zonwerend glas" -
Bezigheden > Achter zonwerend glas
Vergaderen als kunst Arie de Jong
1715BZ VergaderenIn tijden van coronabesmetting is het een hele kunst om effectief te vergaderen. De meeste besprekingen en vergaderingen waar ik bij betrokken ben gaan gewoon niet door. Ik heb zelf ook heel wat afgebeld en gemaild om bijeenkomsten te schrappen, of maandenlang uit te stellen. Vervelend, maar nog niet wereldschokkend. Een ander fenomeen bleek het benutten van de digitale mogelijkheden. Hoe zouden we een coronacrisis hebben moeten doorstaan vóór de uitvinding en brede verspreiding van internet? Mijn fantasie schiet te kort om die omstandigheden nog helder voor de geest te krijgen.

Ik neem aan dat de ouderwetse vergadering of bespreking nog wel zal terugkeren als we de corona onder de knie hebben. Dat we alle gewoonten en trucs weer gaan benutten die ons door zo’n gezelschapsspel heen loodsen. Met die verwachting wil ik een paar observaties delen over hoe je plezier kunt hebben in vergaderen, niet via een digitale verbinding, maar gewoon, met elkaar aan eenzelfde tafel. Want echt, ik heb me vaak stierlijk verveeld, was soms moedeloos als hetzelfde riedeltje weer werd opgevoerd. Vergaderen: ik heb het vaak ervaren als het meest zinloze deel van mijn bestaan. Met een beetje opletten valt er echter ook wat van te maken.

Van sommige mensen heb ik geweldig genoten, van de manier waarop zij kans zagen een vergadering voor te zitten. Ik noem er twee, nu allebei dood. Louis Emmerij en Leen Vleggeert. Erg beroemd zijn ze geen van beiden geworden, dat ik zo tegen hen opkeek heeft daar niet bij geholpen.
Wat maakte Louis Emmerij zo goed? Hij prikkelde een discussie met vragen, met het tonen van de ‘achterkant van het gelijk’. Dan gaf hij mensen ongevraagd het woord. Hij zag vermoedelijk dat ze wel zo hun gedachten hadden en wilde graag weten wat ze van een invalshoek vonden, of van de oplossing die iemand anders aan tafel aandroeg. Tijdens de discussie was hij voortdurend aan het samenvatten en trok voorlopige conclusies, ook om te prikkelen weer een stap verder te komen. En afsluitend trok hij goed conclusies. Dat ging bovendien allemaal in een rap tempo.
Leen Vleggeert voegde daar humor aan toe. Vooral de mensen die hij serieus nam konden dat waarderen. Hij liet soms wel eens nadrukkelijk merken iemand niet zo serieus te nemen. Hoe terecht ook: nooit doen!

Er is een theorie dat je moet maken dat jouw gesprekspartners in het licht zitten (‘tegenover het raam’) en dat je zelf wat in de schaduw zit (‘met je rug naar het raam’). Op die manier kun je de mimiek van een ander goed beoordelen en is jouw mimiek minder goed te doorgronden. Mooi advies, maar ik heb ervaren dat je ook goed gebruik kunt maken van het tegendeel. Ga zelf in het licht zitten en maak dat je je gezicht zo veel mogelijk in de plooi houdt, behalve als je denkt dat het helpt om een licht onderdrukte emotie te laten zien. Hou het subtiel, dat is geloofwaardiger.

Een andere theorie gaat over de plaats die je aan tafel inneemt. Wie recht tegenover de voorzitter zit, zou bedoeld of onbedoeld in de rol zitten om oppositie te voeren. Wie aan de hoeken zit onttrekt zich wat aan het gesprek. Wie naast de voorzitter zit, lijkt fysiek ondersteuning te geven aan wat de voorzitter zegt en concludeert. Dat is allemaal niet onwaar, maar daar kun je dus ook mee spelen. Ik heb mensen gezien die gingen voorzitten, maar dan vanuit een onbeduidende plaats aan tafel. Soms omdat ze inderdaad de rol van voorzitter liever niet hadden, maar soms ook om te bereiken dat er een open discussie kon plaatsvinden. Je kunt ook een andere rol gaan spelen dan de plaats die je aan tafel hebt veronderstelt. Je zit naast de voorzitter en gaat toch tegen hem of haar in. Dat ontregelt gegarandeerd. Of je zit tegenover de voorzitter en valt die steeds bij. Ook leuk om te doen.
Met het papierloos vergaderen is dat allemaal veel moeizamer geworden. De mensen aan tafel zitten op hun scherm te kijken en maken veel minder onderling oogcontact. Het doorbreekt ook de rollen die passen bij een positie aan tafel. En ontregelen is een stuk moeilijker geworden.

Toen ik jong was nam ik graag als eerste het woord. Ik was erg gretig en had niet door dat sommigen zich eraan ergerden. Gaandeweg leerde ik te spelen met het moment dat je gaat deelnemen aan een gesprek. Wie lang zijn mond houdt en inbreekt als het al duidelijk is hoe de hazen lopen, kan het trekken van conclusies naar zich toetrekken. Nu zijn er mensen die bang zijn hun mening te geven als ze nog niet weten hoe de kaarten ongeveer liggen. Ik bewaar nog steeds plezierige herinneringen aan het opzetje dat ik met een mede-fractielid maakte rond iemand die dolgraag fractievoorzitter wilde worden. Maar die ook altijd eerst keek hoe de hazen liepen. Toen de discussie moest gaan over de vraag met welke andere partijen we een coalitie wilden vormen en wat dan voor ons belangrijk zou zijn, dwongen we die figuur eerst zijn mening te geven. Dat wilde hij niet, maar we drongen net zo lang aan tot hij niet anders meer kon. Uiteraard werd het een vaag verhaal, zonder richting of visie. Die had voorlopig geen praatjes meer.

------
Het plaatje is van Freek de Vries Lentsch
Meer informatie: www.instagram.com/_studioagape_
© 2020 Arie de Jong
powered by CJ2